峰會論壇活動如何組織策劃？

 

峰會論壇活動現(xiàn)如今隨處可見，不同規(guī)模、不同類型的，但是想要舉辦的成功就不是一件容易的事情，如何合理控制成本，如何提升質(zhì)量，這些問題是策劃公司需要仔細想的。那么，峰會論壇活動如何組織策劃呢？

想要成功組織舉辦一場峰會或論壇活動，肯定離不開前期精密的準備工作，活動規(guī)模越大，需要籌劃的時間就越長，人員分配、場地選擇、核心人群、車輛接待、第三方人員等都是需要需注意的問題。

 

人員分配：每個人要明確自己的職責(zé)，根據(jù)自己的職責(zé)完成好自己負責(zé)的任務(wù)，由總負責(zé)人負責(zé)監(jiān)管和檢查，確保每個人都能夠順利完成自己的工作。

場地選擇：場地選擇預(yù)訂環(huán)節(jié)，包括住宿、晚宴、會議場地等。根據(jù)參會人數(shù)和活動規(guī)模進行決定，如何人數(shù)和規(guī)模較大，那就要選擇體育館、劇院、會展中心等大型場所，并且要了解清楚場地使用的細節(jié)。

核心人群：核心人群就是嘉賓要提前對嘉賓進行分類，如：VVIP，VIP，嘉賓，媒體等等，并且根據(jù)這些嘉賓的等級進行安排車輛使用和住宿等問題。

不是我們的觸及范圍，待企業(yè)確定出席以后，后續(xù)的工作可能都是很這些VVIP助理聯(lián)系，反正得確保好他們的工作不能失誤。VIP也得注意語言技巧，一般是主要是贊助商。

第三方人員：禮儀、保安、主持人這些都是非常重要的角色，這些人員的服裝、妝容以及素質(zhì)都需要格外注意，因為這些都是最直接體現(xiàn)這場活動好壞的點。
 

【論壇】如何策劃一場論壇 

 

會議策劃、執(zhí)行基本都是一點點學(xué)來的。會議是否成功有很多要素，但是會議的主題設(shè)定、流程設(shè)定、要點設(shè)定還是有跡可尋的?；莼菹蚰唵谓榻B一下會議（論壇）策劃的一些要點。

 

做會議論壇，基本都是有目的性的命題作文。所以首先了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，自身有什么優(yōu)勢資源。我們需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，確定幾點：什么形式，什么規(guī)模，在哪里辦，贏利點，優(yōu)勢分析，難點分析。形成一個會議說明文字報給領(lǐng)導(dǎo)。這里包括：會議背景、論壇概況（含論壇主題、舉辦時間、指導(dǎo)單位、主辦單位、協(xié)辦單位、承辦單位、支持媒體），參會人員類型數(shù)量、內(nèi)容設(shè)置（含結(jié)構(gòu)說明、會議流程）。

 

領(lǐng)導(dǎo)基本通過整個會議的策劃文檔，確定各個主題，尤其是領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言主題是很重要的。

 

一般的上午會議（或者上半場）主要照顧領(lǐng)導(dǎo)、贊助商、主辦方。

 

會議想要做出點特色，具有影響力能夠被媒體關(guān)注、贊助商滿意、參會者滿意，形式一定不能是單一的。一般來講除了領(lǐng)導(dǎo)層次的演講發(fā)言內(nèi)容之外，還要設(shè)立活動發(fā)布、刊物發(fā)布、機構(gòu)成立儀式、項目簽約等內(nèi)容。

 

論壇的設(shè)置，還需要考慮贊助商的需求，例如簽到臺發(fā)放贊助商資料，參會證、手提袋、背景板放贊助單位logo，講話過程中讓贊助商領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言，讓贊助商領(lǐng)導(dǎo)和支持單位大領(lǐng)導(dǎo)在貴賓室見面照相，會前和茶歇的時候博放贊助單位宣傳視頻等。

 

現(xiàn)在做會議，很多都是演講+互動的構(gòu)成，也就是以上會議演講部分完成后，讓部分重量級領(lǐng)導(dǎo)，尤其是贊助單位領(lǐng)導(dǎo)，有個露面發(fā)言的機會?；咏涣鞯沫h(huán)節(jié)，一般是在舞臺上擺放4~8個椅子（算上主持人的），呈淺弧形，盡量都面對觀眾。投影或者LED設(shè)置，可以在幕布或者LED中放映領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言畫面。一般來講，互動環(huán)節(jié)都分為臺上嘉賓互相之間的交流，以及臺上臺下互動兩部分。也就是可以讓臺下觀眾發(fā)言對某個嘉賓提問，然后嘉賓回答，也可以大家都來談這個問題。

 

一般半天的會議，以上部分就足夠了，但是如果是全天會議，或者多天會議，那就要設(shè)置分論壇了。分論壇設(shè)置有幾個原則：

 

1、招商優(yōu)先，按照贊助商的需求設(shè)定分論壇主題和規(guī)模形式；

 

2、熱點優(yōu)先，積攢人氣，對外招商和宣傳用；

 

3、領(lǐng)導(dǎo)們最得意最喜歡的事；

 

4、為了凸顯主題而設(shè)置的分論壇。因為分論壇和主論壇之間，可能換會議室，至少有一段時間的間隔，所以形式上可能有轉(zhuǎn)變。分論壇可以單獨選擇形式。例如一些項目對接會適合U形、回形等。

 

致辭+演講+發(fā)布+互動，基本已經(jīng)滿足一般會議論壇需要。但是為了滿足贊助商，或者實現(xiàn)盈利的需要，可能還涉及到會后集體參觀、考察的環(huán)節(jié)。實際上這個就是為了讓大家放松一下，順便滿足贊助商的需求。

 

以上為一般的會議流程，但是還有幾個問題需要注意，需要在會議策劃階段就要考慮到。例如

 

1、媒體宣傳。媒體宣傳分為內(nèi)外部分，可以自己做活動官網(wǎng)、活動專題、新聞報道，也可以找外部的媒體來宣傳。

 

2、物料的籌劃。包括會議手提袋、會議手冊、項目手冊、參會證、背景板、易拉寶、水牌等，這些需要提前設(shè)計、制作的，同時也是招商的項目。

 

3、會議招商問題。會議主題形式的確定，都要和招商贊助相關(guān)，這個要貫徹一個會議的始終，不多累述；

 

4、會議的流程控制表、任務(wù)分工表，這也是需要在策劃階段就要做出來的，包括物料表。